最近の文書処理環境

iPadを使い出して、文書処理の流れがずいぶんと変わってきています。また、最近は使うアプリも変化し、その違いから少しずつその流れも変わってきています。

ここの所、仕事で使うのはiPadオンリー。以前はほぼ日手帳やシステム手帳などのアナログの媒体を使っていましたが、思い切ってiPadに一本化。最近ではiPadと筆箱にスタイラスペンをいれ他ものを持ち歩いて仕事で活用しています。

その目的は、楽しみながら、仕事の効率化。文書の参照、保存といったところを効率よく、便利に、というのがテーマです。
このようなことを考えあれこれ試し、試行錯誤しながら最近改めて気づいたことは、効率化を求めて便利にしようと思ったら、「確認」「思考」「判断」をその中に入れてしまってはいけないということです。もちろん、資料を読み込んで行う「確認」「思考」「判断」とは別の話で、「その中」というのは『「効率化」や「便利化」するのを目的とした作業の過程』のことになります。

私の場合、ベースは「Evernote」。
様々なメモ、アイデア、気づき、ジャーナルをストックしていっています。

これまでは上記のようなもののみ、ストックしていたのですが、プレミアムアカウントということで、容量に余裕もあるため、思い切って使用した業務文書も資料として上げておこうと考え始めました。

使うアプリはスキャナーアプリ、GoodReader。

これまでは、ドキュメントをスキャンし、GoodReaderへ流し、必要な時にGoodReaderで参照していました。そして、参照の必要がなくなってきたところで、必要なものをEvernoteへアップし、保存。という流れにしていましたが、ちょっと煩雑になってしまいます。
そこで、ドキュメントスキャンの直後で時間がある時に、GoodReaderとEvernoteの両方へ全てを一気に流し、参照機会が減った時点でGoodReaderから消していくようにしようと考えました。

また、最近ではスケジュールとタスクの管理にPcket Informant Proを使い始めました。このアプリではメモをとることができるようになっており、スケジュールと関連してメモを参照しやすくなっています。なので、スケジュールと関連したメモはこのアプリのメモで取り、そのアプリの機能として可能なメール送信でEvernoteに、これも全てアップしていきます。そして、必要時に参照し、その必要がなくなった時に消去、という流れを作っておきます。

このような流れで文書処理とその都度必要になったスケジュール関連のメモをEvernoteにアップすることで、それぞれ参照用のアプリであるGoodReaderとPocket Informant Proがない状況でも、AndroidやPCがあれば参照できる環境も出来上がります。
また、以前のような必要なくなったら取捨選択してEvernoteにアップしてバックアップという考え方では、どうしても区切りの期間で、ある程度の量を一気に片付ける必要が出てくるため、「整理する」時間を作り出さなくてはなりません。またこの時、どれがバックアップが必要でどれがいらないかなどと考え、「判断する時間」が必要になってしまうと、それだけで手間が増えてしまいます。そこで、「判断する作業」は省略することに。プレミアムアカウントの余裕を生かして「全てをアップする」ことにしてしまえば、スキャンやメモの作成時に同時にアップし（メールで）、という具合に流れでバックアップ作業を済ませてしまうことができます。また、流れでアップ作業できるので、これはアップ済み？、などと「確認」する手間も必要なくなります。

いろいろ考え、試してみましたが、作業の途中途中で「これはアップした？、してない？」の『確認』や、「これは必要？、いらない？」といった『判断』が入ってしまうと、どこかで必ずめんどくさくなってくるポイントが出てきます。なので、「効率化」を目指して作業をしていくのなら、ほぼ作業だけをすればいいように、かなり腹を括って取り組まないと、狙った効果は得られないのではないか、と最近感じ始めています。そのためには容量が気になり、選んでバックアップしていく環境では不十分。容量にも余裕を持たせた上ですべてをバックアップ、といった覚悟も必要なのでは、と考え始めました。

せっかく新しい環境を仕事に持ち込み、あまり周りとの摩擦もない状況ができつつあるので、うまく効率化を図って、ストレスのない仕事をしていきたいものです。